Exercițiu de planificare a timpului la început de an

Ți se pare că în fiecare zi ai multe lucruri de făcut, că apar tot timpul lucruri urgente la care nu poți spune nu. Dacă primești un email, un telefon sau cineva îți scrie cerându-ți ajutorul, nu stai prea mult pe gânduri și răspunzi imediat. Tot ceea ce se întâmplă pare că nu suportă amânare, trebuie făcut acum. Te învârți în cerc și în afară de lucrurile care sunt prioritare și urgente pare că nu mai încape nimic altceva în programul zilnic.

Și cu acest mod de a face lucrurile te confrunți de câțiva ani buni. Te simți obosit, epuizat, pare că nimic din ceea ce îți propui nu duci la bun sfârșit, pare că toată lumea dorește ceva de la tine și că nu poți spune nu.

Vreau să îți arăt un mod prin care poți să planifici în funcție de prioritate treburile zilnice și obiectivele pe termen lung. Sunt sigură că o să zici, ah iar altă strategie, m-am săturat de atâtea strategii, nimic nu funcționează pentru mine.

Și te cred, când ești copleșit de toate treburile pe care le ai zilnic, să vină cineva să-ți spună, „uite, încearcă și acest exercițiu”, te face reticent, iritat. Este de la sine înțeles. De unde să mai găsești timp să mai faci încă ceva în plus. Dar îți promit că dacă faci acest exercițiu o să îți fie mai bine, pentru că o să te ajute pe mai multe planuri, pe lângă planificarea timpului, o să te ajute să poți spune „nu” și o să te ajute să ceri și ajutorul.

Trebuie să îți mărturisesc că aplic aceste strategii și exerciții săptămânal. Rolul din organizația în care lucrez m-a călit să fac față presiunii, a cererilor urgente, a activității planificate și neplanificate, astfel încât să evit problemele critice ale clienților și să răspund cu promptitudine la solicitările lor. Nu a fost simplu tot timpul, la început eram extrem de anxioasă, stresată, simțeam că nu fac lucrurile cum trebuie și la timp, că tot ceea ce mi se cere este urgent și trebuie făcut chiar acum. Simțeam o presiune uriașă pe umerii mei. Între timp am învățat să planific în funcție de priorități, să cer termene de predare, să nu răspund la fiecare întrebare sau email imediat, ci să spun că nu am timp, dar în același timp să specific când anume pot să revin.

Și încerc să fac acest lucru atât în plan personal, cât și profesional. Bineînțeles că nu este posibil tot timpul, că apar lucruri neprevăzute, dar totuși pot să îți garantez că acest exercițiu te va ajuta. E nevoie de câteva repetări ca să îți intre în obicei să o faci, dar după ce te vei obișnui vei vedea că cel mai mare câștig va fi că o să mai micșorezi presiunea pe care o simți pe umerii tăi.

Primul lucru pe care trebuie să-l faci este să te uiți la programul tău actual. Ia-ți un pix și o hârtie și listează toate sarcinile și activitățile pe care le ai de făcut zilnic. Cel mai probabil le ai pe toate în minte și toate zumzăie creând agitație și stres, pentru că pe lângă faptul că le ții pe toate în minte, trebuie să creezi spațiu să le ții și minte. Deci nu mai încerca să le memorezi, pune-le pe hârtie. Acest pas trebuie să includă atât lucrurile pe care le ai de făcut zilnic, obiectivele săptămânale, cât și ceea ce ți-ai propus să faci pe termen lung. Nu este momentul acum să le așezi în funcție de urgență și priorități pe lista ta, doar scrie-le. O să îți dai seama că doar făcând acest simplu exercițiu o să eliberezi puțin din presiunea pe care o simți, pentru că nu mai este nevoie să le memorezi.

Deci, revenind, scrie toate sarcinile și activitățile. Apoi împarte o altă foaie de hârtie în 4 cadrane, pentru că vei împărți sarcinile și activitățile în 4 categorii: primul cadran pentru activități urgente și importante, al doilea cadran pentru activități urgente și mai puțin importante, al treilea cadran pentru activități importante și mai puțin urgente și al patrulea cadran pentru activități deloc importante și deloc urgente.

Din experiența practică am observat că persoanelor cu care am lucrat pe zona de planificare a timpului le-a fost mult mai simplu ca la început să separe activitățile profesionale și activitățile personale. Astfel, au avut nevoie de două foi de hârtie, una pentru partea personală, a doua pentru partea profesională, și au împărțit fiecare foaie în patru cadrane,

Când te vei obișnui cu exercițiul și îl vei integra în viața ta săptămânal este foarte posibil să dorești să le combini astfel încât să ai o privire de ansamblu a modului în care-ți poți planifica timpul. Tu poți să începi așa cum e mai simplu pentru tine.

Înainte să plasezi activitățile în categorii, hai să vedem ce reprezintă fiecare.

Cum spuneam prima categorie este pentru activitățile urgente și importante. Le vei trece în cadranul din stânga sus. Aici, dacă vorbim de zona profesională, pot intra termene de livrare care se apropie, ședințe importante cu clienții, rezolvarea unor situații care pot escalada și genera blocaje în business. Dacă vorbim de zona personală, vei trece în acest cadran acele situații care necesită atenție imediată: probleme de sănătate urgente ale tale sau ale unui membru din familie, problemele domestice, reparația instalației electrice sau sanitare din casă.

A doua categorie este pentru activitățile importante, care nu sunt urgente. Totuși chiar dacă activitățile din primul cadran sunt cele mai urgente și importante și este necesar să le planifici imediat, atunci când vei lucra la activitățile și sarcinile din al doilea cadran vei putea să reduci numărul de situații urgente pe care de obicei le plasezi în cadranul 1.  De exemplu, ai un termen de livrare peste 2 luni. Știi că este o activitate importantă, dar nu este urgentă, ai timp suficient să lucrezi astfel încât să te încadrezi în cele două luni. Dacă plasezi această activitate în cadranul 2 și începi să lucrezi la acel proiect din timp nu vei ajunge în situația de criză când cu o zi înainte nu ești gata.

A treia categorie este pentru activitățile urgente, dar neimportante. Aceste activități sunt cele care de cele mai multe ori te epuizează, par presante, dar nu contribuie la obiectivele tale personale sau profesionale și nu necesită atenție imediată. De exemplu, întreruperile cauzate de apeluri telefonice sau email-uri, care nu necesită atenția imediată și care pot fi adresate după ce ți-ai încheiat activitățile importante și urgente, și pe cele importante și mai puțin urgente. Sau graba de a fixa ceva minor în casă, dar care nu reprezintă o urgență. Din aceste activități fac parte și cele pe care le poți delega sau pentru care poți cere ajutorul.

A patra categorie este pentru activitățile care nu sunt urgente și nici importante. Și aici sunt incluse activitățile care înseamnă timp irosit, și ele ar putea fi ori minimizate ori eliminate cu totul. Timpul petrecut pe rețelele sociale, privitul ore în șir la televizor fac parte din activitățile pe care le poți trece în cadranul 4.

După ce ai listat toate activitățile și sarcinile pe care le ai de făcut, plasează-le în cadranul potrivit. O să fii tentat să plasezi totul în primul cadran, cel cu activitățile urgente și importante.  Este un semn că ai foarte multe lucruri pe umerii tăi.

De aceea, încearcă să îți iei un timp de liniște, măcar jumătate de ore. Cum spuneam, probabil că la acest pas o să îmi spui că nu ai timp. Totuși îți garantez că acest exercițiu îți va aduce spațiu și lumină în minte.

Poate părea complicat la prima vedere. Pe măsură ce o să faci acest exercițiu o să îți dai seama de beneficii. Vei avea o viziune mai clară despre acele activități care necesită atenția ta imediată și ce poate fi făcut mai târziu. Vei învăța să-ți planifici timpul eficient astfel încât să reduci stresul și sentimentul copleșitor că ai atât de multe lucruri de făcut zilnic.

Acest exercițiu se numește matricea Eisenhower și este numit așa după al 34-lea președinte al Statelor Unite ale Americii, cel care l-a și inventat. Este un instrument minunat pentru planificarea timpului și a activităților în funcție de urgență și importanță.